ابتدائی بیلنس درج کریں

ابتدائی بیلنس کمپنی کے وہ بیلنس ہیں جو پروڈکٹ کا استعمال شروع کرنے سے ایک دن پہلے تھے۔ ان میں کیش اور بینک کی رقم، گاہکوں کے ذمے رقم، سپلائرز اور ملازمین کو کمپنی کی طرف سے واجب الادا رقم اور سرمایہ شامل ہیں۔ ابتدائی بیلنس صفحہ دیکھنے کے لیے آپ کے پاس ابتدائی بیلنس دیکھیں کی اجازت ہونی چاہیے۔

کمپنی کے ابتدائی بیلنس کا ایک ہی سیٹ ہوتا ہے۔ پہلے یہ ڈرافٹ ہوتا ہے۔ ڈرافٹ لیجر کو تبدیل نہیں کرتا، اور آپ اسے تبدیل یا ڈیلیٹ کر سکتے ہیں۔ جب آپ ابتدائی بیلنس پوسٹ کرتے ہیں تو لیجر میں ایک جرنل انٹری بنتی ہے اور پارٹیوں کو ان کے باقی اندراجات ملتے ہیں۔ پوسٹ شدہ ابتدائی بیلنس تبدیل کرنے کے لیے انہیں ریورس کریں اور نئی نقل پوسٹ کریں۔

ابتدائی تاریخ

ابتدائی تاریخ وہ آخری دن ہے جو کمپنی کے پروڈکٹ کا استعمال شروع کرنے سے پہلے آتا ہے۔ مثلاً اگر آپ یکم جولائی 2026 سے شروع کرتے ہیں تو ابتدائی تاریخ 30 جون 2026 ہے۔ کمپنی کی دستاویزات اگلے دن سے درج کریں۔

اگر ابتدائی تاریخ کا مالی سال موجود نہیں ہے تو پوسٹنگ اسے بنا دیتی ہے۔ دیکھیں مالی سال دیکھیں۔

ڈرافٹ بنائیں

آپ کے پاس ابتدائی بیلنس درج کریں کی اجازت ہونی چاہیے۔

1. مینو اکاؤنٹنگ میں ابتدائی بیلنس منتخب کریں۔
2. ابتدائی بیلنس درج کریں منتخب کریں۔
3. ابتدائی تاریخ لکھیں۔ آپ مختصر شکل لکھ سکتے ہیں، مثلاً 30/6۔ دیکھیں تاریخیں اور رقوم جلدی لکھیں۔
4. تفصیل لکھیں، مثلاً "پرانے حساب کتاب سے ابتدائی بیلنس"۔
5. اکاؤنٹس کے بیلنس درج کریں۔ اگلا حصہ دیکھیں۔
6. پارٹیوں کے بیلنس درج کریں۔ اس کے بعد والا حصہ دیکھیں۔
7. ڈرافٹ محفوظ کریں منتخب کریں۔

آپ ڈرافٹ کئی بار محفوظ کر سکتے ہیں اور بعد میں جاری رکھ سکتے ہیں۔ ایک ڈرافٹ میں زیادہ سے زیادہ 5,000 لائنیں ہو سکتی ہیں۔

اکاؤنٹس کے بیلنس

اکاؤنٹس کے بیلنس منتخب کریں۔ ہر لائن پر:

1. اکاؤنٹ کا کوڈ یا اکاؤنٹ کے نام کا کچھ حصہ لکھیں۔ فہرست میں اکاؤنٹ منتخب کریں۔
2. ڈیبٹ یا کریڈٹ لکھیں۔ ایک لائن کی ایک ہی طرف ہوتی ہے۔ اثاثوں کا بیلنس ڈیبٹ ہوتا ہے۔ واجبات اور سرمائے کا بیلنس کریڈٹ ہوتا ہے۔

فہرست یہ اکاؤنٹس نہیں دکھاتی:

• گاہکوں، سپلائرز اور ملازمین کے اکاؤنٹس۔ یہ بیلنس پارٹیوں کے بیلنس میں درج کریں۔
• ابتدائی بیلنس کا عارضی اکاؤنٹ۔ سسٹم اسے استعمال کرتا ہے۔
• اسٹاک کے اکاؤنٹس اور وہ دوسرے اکاؤنٹس جن میں کوئی ماڈیول پوسٹ کرتا ہے۔ اسٹاک کی رقم انوینٹری کے ابتدائی اسٹاک کے ساتھ آتی ہے۔ تب تک بیلنس شیٹ کے کل کم ہوتے ہیں۔ بیلنس شیٹ پھر بھی برابر رہتی ہے۔

اگر ابتدائی تاریخ مالی سال کے درمیان میں ہے تو ہر آمدنی اور خرچ کے اکاؤنٹ کا سال کے آغاز سے بیلنس بھی درج کریں۔ اس طرح سال کا منافع اور نقصان مکمل ہوتا ہے۔

پارٹیوں کے بیلنس

پارٹیوں کے بیلنس منتخب کریں۔ کسی پارٹی کے ہر باقی انوائس یا بل کے لیے ایک لائن درج کریں، یا پارٹی کے بیلنس کے ساتھ ایک ہی لائن درج کریں۔ ہر لائن پر:

1. پارٹی کا کوڈ یا نام کا کچھ حصہ لکھیں۔ فہرست میں پارٹی منتخب کریں۔
2. رول منتخب کریں: گاہک، سپلائر یا ملازم۔ اگر پارٹی کا ایک ہی رول ہو تو اسے وہی رول مل جاتا ہے۔
3. اندراج کی تاریخ لکھیں: انوائس یا بل کی تاریخ۔ اگر آپ اسے خالی چھوڑیں تو اندراج کو ابتدائی تاریخ ملتی ہے۔ اندراج کی تاریخ ابتدائی تاریخ کے بعد کی نہیں ہو سکتی۔
4. حوالہ لکھیں، مثلاً پرانی انوائس کا نمبر۔
5. ڈیبٹ یا کریڈٹ لکھیں۔ گاہک کے ذمے کمپنی کی رقم ڈیبٹ ہے۔ کمپنی کے ذمے سپلائر کی رقم کریڈٹ ہے۔ گاہک سے ملی پیشگی رقم کریڈٹ ہے۔

ایک پارٹی کے ایک رول کے تمام اندراجات ایک ہی طرف ہونے چاہییں۔ اگر کسی گاہک کی ایک انوائس اور ایک پیشگی رقم ہو تو خالص رقم درج کریں۔

پارٹی کی مدت وار تفصیل اندراجات کی تاریخوں سے شروع ہوتی ہے۔ بعد کی رسیدیں اور ادائیگیاں سب سے پرانے اندراجات پہلے برابر کرتی ہیں۔ دیکھیں پارٹی شامل یا تبدیل کریں۔

برانچیں

اگر کمپنی کی ایک سے زیادہ برانچیں ہیں تو ہر لائن پر برانچ ہوتی ہے۔ کسی برانچ کے کیش یا بینک اکاؤنٹ کو اس کی برانچ مل جاتی ہے۔ پوری کمپنی کے بیلنس کے لیے برانچ خالی چھوڑیں۔ پوسٹنگ کے وقت سسٹم ہر برانچ کے لیے ابتدائی بیلنس کے عارضی اکاؤنٹ پر ایک لائن شامل کرتا ہے۔ اس طرح ہر برانچ کا ٹرائل بیلنس برابر ہوتا ہے۔

مائیگریشن میں سسٹم بیلنس فائلوں کی لائنیں لکھتا ہے۔ اگر کمپنی کی ایک ہی فعال برانچ ہے تو ان لائنوں کو وہ برانچ ملتی ہے۔ اگر کمپنی کی زیادہ برانچیں ہیں تو ان لائنوں پر کوئی برانچ نہیں ہوتی۔

کل اور فرق

لائنوں کے اوپر والا باکس اکاؤنٹس کے بیلنس اور پارٹیوں کے بیلنس کا کل، کل ڈیبٹ، کل کریڈٹ اور فرق دکھاتا ہے۔ جب تک فرق صفر نہ ہو، وہ سرخ رنگ میں دکھائی دیتا ہے۔ آپ صرف اس وقت پوسٹ کر سکتے ہیں جب فرق صفر ہو۔

ابتدائی بیلنس پوسٹ کریں

آپ کے پاس ابتدائی بیلنس پوسٹ کریں کی اجازت ہونی چاہیے۔ اس اجازت کے لیے آپ کی شناخت کی نئی تصدیق ضروری ہے، اور یہ سپورٹ سیشن میں دستیاب نہیں ہے۔

1. ڈرافٹ کھولیں۔
2. پوسٹ کریں منتخب کریں۔

صفحہ پہلے آپ کی تبدیلیاں محفوظ کرتا ہے۔ اگر کمپنی کی کوئی پوسٹنگ ابتدائی تاریخ پر یا اس سے پہلے کی ہو تو صفحہ آپ سے تصدیق مانگتا ہے۔ عام طور پر ابتدائی تاریخ پہلی پوسٹنگ سے پہلے ہوتی ہے، اس لیے تاریخ چیک کریں۔ کاروباری ہسٹری میں آپ کی تصدیق درج ہوتی ہے۔

پوسٹنگ کے بعد لیجر، ٹرائل بیلنس اور پارٹیوں کے بیلنس ابتدائی بیلنس دکھاتے ہیں۔ جو دستاویز ابتدائی تاریخ یا اس سے پہلے کی تاریخ کی ہو، وہ ایک نوٹ دکھاتی ہے، اور پوسٹ کریں آپ سے تصدیق مانگتا ہے۔

ابتدائی بیلنس ریورس اور درست کریں

آپ کے پاس ابتدائی بیلنس ریورس کریں کی اجازت ہونی چاہیے۔

انتباہ: آپ ریورسل واپس نہیں لے سکتے۔

1. پوسٹ شدہ ابتدائی بیلنس کھولیں۔
2. ریورس کریں منتخب کریں۔
3. وجہ لکھیں۔
4. ریورس کریں منتخب کریں۔

ریورسل کی تاریخ ابتدائی تاریخ ہوتی ہے۔ جو اندراجات رسیدوں یا ادائیگیوں سے برابر ہوئے تھے، وہ دوبارہ باقی ہو جاتے ہیں۔ درست بیلنس درج کرنے کے لیے مزید اقدامات اور پھر نئے ڈرافٹ کے طور پر نقل کریں منتخب کریں۔ نقل کو درست کریں اور پوسٹ کریں۔ اس کے بعد رسیدیں اور ادائیگیاں نئے اندراجات برابر کرتی ہیں۔

پرنٹ

پرنٹ کریں منتخب کریں۔ پرنٹ اکاؤنٹس کے بیلنس اور پارٹیوں کے بیلنس ان کے کل اور فرق کے ساتھ A4 کاغذ پر دکھاتا ہے۔ دیکھیں رپورٹ پرنٹ اور ایکسپورٹ کریں۔