فائلوں سے کمپنی منتقل کریں

منتقلی کسی دوسرے نظام سے کمپنی لاتی ہے: چارٹ، پارٹیاں اور ایک تاریخ پر ابتدائی بیلنس، یعنی منتقلی کی تاریخ۔ پروڈکٹ میں کام اگلے دن سے شروع ہوتا ہے۔ سیٹنگز، پھر ڈیٹا امپورٹ، پھر منتقلی کھولیں منتخب کریں۔

شروع کرنے سے پہلے

• منتقلی کمپنی کی پہلی دستاویز سے پہلے شروع کریں۔ جس کمپنی میں پوسٹنگ یا ابتدائی بیلنس ہوں وہ منتقلی شروع نہیں کر سکتی۔
• احتیاط: جب تک کمپنی منتقلی جاری میں ہے، یہ کوئی کاروباری دستاویز پوسٹ نہیں کرتی۔ اس دوران امپورٹ فائلیں، سیٹ اپ کی تبدیلیاں اور رپورٹس ہو سکتی ہیں۔
• منتقلی کی تاریخ کے لیے کسی مہینے کا آخری دن استعمال کریں، مثلاً ماخذ کے آخری ٹرائل بیلنس کی تاریخ۔
• منتقلی شروع کرنے، جانچ کی تصدیق کرنے، لائیو کرنے اور ری سیٹ کرنے کے لیے آپ کے پاس ورک اسپیس ایڈمنسٹریٹر کا رول ہونا چاہیے۔ سپورٹ سیشن یہ کام نہیں کر سکتا۔

منتقلی شروع کریں

1. منتقلی شروع کریں منتخب کریں۔
2. منتقلی کی تاریخ میں کسی مہینے کا آخری دن لکھیں۔
3. ماخذ نظام (اختیاری) میں پرانے نظام کا نام لکھیں۔
4. ڈائیلاگ میں منتقلی شروع کریں منتخب کریں۔

فائلیں امپورٹ کریں

ڈیٹا امپورٹ کے صفحے پر فائلیں صفحے کی ترتیب سے امپورٹ کریں:

1. سٹیٹمنٹ لائنیں اور اکاؤنٹس کا چارٹ (اختیاری: ان کے بغیر کمپنی کے پاس معیاری چارٹ رہتا ہے)۔
2. پوسٹنگ اکاؤنٹس، علاقے اور پارٹیاں۔
3. اکاؤنٹس کے بیلنس: منتقلی کی تاریخ پر ہر اکاؤنٹ کا بیلنس، سال کی اب تک کی آمدنی اور اخراجات بھی۔
4. گاہکوں کے باقی اندراجات اور سپلائرز کے باقی اندراجات: ہر پارٹی کے باقی اندراجات اپنی اصل تاریخوں کے ساتھ۔
5. ماخذ کا ٹرائل بیلنس (اختیاری): موازنے کے لیے ماخذ کا ٹرائل بیلنس۔

ہر قسم کی فائل کا ایک مضمون ہے جس میں اس کے اصول اور کالم ہیں، مثلاً اکاؤنٹس کے بیلنس کی فائل۔

بیلنس فائلیں ابتدائی بیلنس کے ڈرافٹ کی لائنیں لکھتی ہیں۔ اسی قسم کی نئی فائل پچھلی فائل کی لائنوں کی جگہ لیتی ہے۔ جب لائنیں برابر نہ ہوں تو سسٹم منتقلی کے فرق کے اکاؤنٹ پر ایک راؤنڈنگ لائن شامل کرتا ہے۔

ابتدائی بیلنس اسٹاک کے اکاؤنٹس نہیں لیتے۔ سسٹم فائل کے ہر اسٹاک اکاؤنٹ کا بیلنس ابتدائی بیلنس کے عارضی اکاؤنٹ پر لکھتا ہے۔ اسٹاک کے ماڈیول کے ابتدائی بیلنس بعد میں اسے صاف کرتے ہیں۔

جانچ پڑھیں

صفحہ ہر جانچ کو اس کے نتیجے اور اعداد کے ساتھ دکھاتا ہے:

• کامیاب: جانچ درست ہے۔
• ناکام: فائلیں درست کریں اور دوبارہ امپورٹ کریں۔ اکاؤنٹس یا پارٹیاں دیکھنے کے لیے ناکام لائنیں کھولیں۔
• جانچ نہیں ہوئی: جانچ کا ڈیٹا موجود نہیں، مثلاً ماخذ کے ٹرائل بیلنس کے بغیر۔
• آپ کے جائزے کے لیے: ماخذ کی رپورٹس سے ملانے کے اعداد، مثلاً باقی اندراجات کی مدت۔

جانچ R-04 ابتدائی بیلنس کے عارضی اکاؤنٹ کا اسٹاک کے اکاؤنٹس کے ماخذ کے میزان سے موازنہ کرتی ہے، اور ان کی تعداد اور میزان دکھاتی ہے۔ یہ راؤنڈنگ لائن کا موازنہ نہیں کرتی؛ جانچ R-03 اسے جانچتی ہے۔

رپورٹ محفوظ رکھنے کے لیے جانچ کی PDF یا جانچ کی Excel منتخب کریں۔

راؤنڈنگ کا فرق منظور کریں

حد (PKR 100) تک کی راؤنڈنگ لائن کو منظوری کی ضرورت نہیں۔ اس سے بڑی لائن کو وجہ کے ساتھ منظوری چاہیے۔

1. فرق منظور کریں منتخب کریں۔
2. وجہ لکھیں۔
3. منظور کریں منتخب کریں۔

اگر منظوری کے بعد لائنیں تبدیل ہو جائیں تو سسٹم نئی منظوری مانگتا ہے۔

ابتدائی بیلنس پوسٹ کریں

1. ابتدائی بیلنس کے ڈرافٹ کا لنک منتخب کریں۔
2. پوسٹ کریں منتخب کریں۔ سسٹم پہلے منتقلی کی جانچ کرتا ہے۔ ناکام جانچ پوسٹنگ روک دیتی ہے۔

لائیو کریں

1. ابتدائی بیلنس پوسٹ کریں۔
2. R-14 اور R-15 کے چیک باکس منتخب کریں (اور ماخذ کے ٹرائل بیلنس کے بغیر R-04 کا بھی)۔
3. لائیو کریں منتخب کریں۔

اس کے بعد کمپنی لائیو ہے۔ منتقلی کا مہینہ اور اس سے پہلے کے تمام مہینے ہمیشہ کے لیے لاک ہو جاتے ہیں۔ کسی دستاویز کی منتقلی کی تاریخ یا اس سے پہلے کی تاریخ نہیں ہو سکتی۔

منتقلی ری سیٹ کریں

لائیو ہونے سے پہلے آپ دوبارہ شروع کر سکتے ہیں۔

احتیاط: ری سیٹ کمپنی کے ابتدائی بیلنس، پارٹیاں، علاقے اور چارٹ ہٹا دیتا ہے۔ کمپنی کو دوبارہ معیاری چارٹ ملتا ہے۔ امپورٹ فائلیں اور ہسٹری باقی رہتی ہیں۔

1. منتقلی ری سیٹ کریں منتخب کریں۔
2. کمپنی کا کوڈ لکھیں۔
3. وجہ لکھیں۔
4. ری سیٹ کریں منتخب کریں۔